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Gästeliste zur Hochzeit leicht erstellt + Excel-Vorlage als kostenloser Download
Die Gästeliste ist so etwas wie das Fundament eurer Hochzeitsplanung. Denn noch bevor ihr mit der Suche nach einer Location beginnt, solltet ihr wissen, wie viele Gäste ihr ungefähr einladen möchtet. Und eigentlich klingt es ja auch ganz leicht, die Gästeliste zu erstellen: Man schreibt einfach die Namen derjenigen Personen auf, die man dabeihaben möchte. Fertig!
Leider ist die Realität meist nicht ganz so einfach. Dabei müssen nämlich auch unangenehme Entscheidungen getroffen werden. Man kann schließlich nicht alles und jeden einladen. Seid ihr gerade dabei, die Gästeliste für eure Hochzeit zu erstellen und stellt nun fest, dass es schwieriger ist als ihr dachtet? Keine Sorge, unser ultimativer Ratgeber hilft euch dabei. Wir zeigen euch, wie ihr in nur vier Schritten eure Hochzeitsgästeliste erstellt und anhand welcher Fragen ihr feststellen könnt, wen ihr einladen solltet und wen nicht.
Die perfekte Gästelisten-Vorlage als kostenloser Download
Mit unserer Hochzeitsgästeliste behaltet ihr alles Wichtige im Blick. Von der Einladung zu Polterabend, Standesamt oder Feier über die Nachverfolgung von Zu- und Absagen, die Menüauswahl oder den Sitzplan bis hin zum Check, ob ihr allen Gästen eine Dankeskarte geschickt habt. Hier ist wirklich an alles gedacht.
4 Schritte zum Erstellen der Gästeliste
Die Gästeliste für eure Hochzeit zu erstellen ist ein wichtiger Schritt, der euch bestimmt nicht leichtfällt. Schließlich können meist nicht alle Menschen eingeladen werden, die man aber gerne dabeihätte. Wenn ihr strukturiert vorgeht und bereit seid, auch schwere Entscheidungen zu treffen, ist es aber gar nicht so schwer und kostet auch nicht besonders viel Zeit. Hier sind die vier entscheidenden Schritte, die euch dabei helfen werden, eure Gästeliste zu erstellen.
1. Legt fest, wie viele Gäste ihr euch ungefähr leisten möchtet
Bevor ihr mit der eigentlichen Gästeliste beginnt, ist es wichtig, dass ihr euch zunächst Gedanken zu eurem Hochzeitsbudget macht. Ihr müsst schließlich wissen, wie viele Gäste ihr euch circa leisten wollt oder könnt. Die Kosten pro Person hängen maßgeblich von der Location und dem Catering ab. Je nach Rahmen, den ihr euch für eure Hochzeit vorstellt, müsst ihr mit Kosten von ungefähr 75 bis 250 Euro pro Person für die Verpflegung rechnen.
2. Schreibt eine Liste mit allen Gästen, die ihr gerne einladen würdet
Als nächstes setzt ihr euch zusammen und erstellt eine Liste aller Menschen, die ihr gerne auf eurer Hochzeit dabei haben würdet. Dies beinhaltet Freunde, Familie, Kollegen, Nachbarn, Sportkameraden und andere wichtige Personen in eurem Leben. Bis hierhin könnt ihr die Liste auch noch ohne Einschränkungen erstellen. So geht ihr sicher, dass niemand vergessen wird.
Passt die Anzahl der Gäste zu der Anzahl, die ihr in Schritt 1 festgelegt habt, seid ihr hiermit schon am Ende. Wenn es so einfach bei euch nicht geklappt hat, seid ihr nicht alleine. Den wenigsten Hochzeitspaaren geht es nämlich so. Meist reicht das Budget nicht aus, um alle Wunsch-Gäste einladen zu können. Trifft das auch auf euch zu, geht es weiter mit Schritt 3.
3. Kategorisiert eure Gästeliste in drei Gruppen
Nachdem ihr nun eine riesige Liste mit jeder Menge Namen habt, muss diese ein wenig strukturiert und priorisiert werden. Daher teilt ihr im dritten Schritt alle Gäste in eine der drei folgenden Gruppen auf.
Gruppe 1: Müssen dabei sein
In Gruppe 1 gehören nur Menschen, die einen besonders wichtigen Platz in eurem Herzen haben. Ohne sie geht es nicht, ihre Anwesenheit ist unverzichtbar für den Erfolg eurer Hochzeit. Meist sind dies die engsten Familienmitglieder und besten Freunde.
Gruppe 2: Sollten dabei sein
Zur zweiten Gruppe zählen die Freunde, Verwandte und Bekannte, die zwar nicht unverzichtbar, aber dennoch wichtig für euch sind und euren besonderen Tag bereichern können. Wenn es euch schwerfällt, zwischen Gruppe 1 und 2 zu unterscheiden, hilft es euch vielleicht, wenn ihr euch folgende Frage stellt: Wie traurig seid ihr, wenn der jeweilige Gast absagt. Trifft euch das sehr, gehört der- oder diejenige eindeutig in die erste Gruppe. Alle anderen ordnet ihr in Gruppe 2 ein.
Gruppe 3: Können dabei sein
In Gruppe 3 kommen die restlichen Namen, die ihr anfangs aufgeschrieben habt. Diese Kategorie umfasst somit Personen, bei denen ihr euch eigentlich gar nicht so richtig sicher seid, ob sie wirklich dabei sein müssen.
4. Schließt das Erstellen eurer Hochzeits-Gästeliste ab
Nachdem ihr alle Namen einer der drei Gruppen zugeordnet habt, habt ihr auch schon eine ganze Reihe von Streichkandidaten… Jetzt könnt ihr die endgültige Gästeliste festzurren. Vermutlich geht eure Ziel-Gästezahl nicht genau mit der Summe aus den Gruppen 1 und 2 auf. Wir hoffen aber, dass ihr zumindest alle Gäste aus den ersten beiden Gruppen einladen könnt.
Sind dann noch einige Plätze frei, gilt es innerhalb der Gruppe 3 noch eine Priorisierung der Gäste vorzunehmen. Habt ihr auch das erledigt, seid ihr schon am Ziel. Es mag sein, dass euch die Entscheidung gegen die eine oder andere Person schwerfällt. Fühlt euch deshalb aber nicht schlecht. Ihr könnt es eben nicht jedem recht machen.
Mit diesen 6 Tipps für die Gästeliste reduziert ihr die Gästeanzahl
Viele Hochzeitspaare stehen vor der Aufgabe, sich bei der Festlegung der Gäste für den einen und gegen den anderen Menschen entscheiden zu müssen. Das fällt vielen verständlicherweise alles andere als leicht. Aber Kostenzwänge oder die Kapazitäten der Wunschlocation lassen meist keine andere Wahl. Hier haben wir einige praktische Tipps, die euch dabei helfen werden, die Gästeanzahl zu reduzieren, ohne dass ihr auf eure Allerliebsten verzichten müsstet.
Ladet nur enge Freunde und wichtige Familienmitglieder ein
Konzentriert euch bei der Auswahl eurer Gäste auf eure besten Freunde und enge Familienangehörige. Diese Menschen haben schließlich eine besondere Bedeutung für euch und sind für den Erfolg eurer Hochzeit daher unverzichtbar.
Begrenzt die Anzahl an Begleitpersonen
Eine Möglichkeit, die Gästezahl im Griff zu behalten, besteht darin, die Anzahl der Begleitpersonen zu begrenzen. Damit meinen wir natürlich nicht etwa langjährige Partnerinnen oder Partner eurer Freunde. Auch wenn ihr mit ihnen nicht befreundet seid, gehören sie selbstverständlich auf die Gästeliste. Vielmehr geht es uns um die Begleitpersonen von Singles oder ganz frische Liebschaften.
Entscheidet euch für eine Hochzeit ohne Kinder
Entscheidet ihr euch für eine Hochzeit ohne Kinder, ist dies eine weitere Möglichkeit, die Gästeanzahl zu reduzieren. Je nachdem, wie viele Kinder es in eurem Freundes- und Verwandtenkreis gibt, summiert sich da nämlich eine größere Anzahl auf. Ihr müsst dann allerdings damit rechnen, dass das eine oder andere Paar absagt, weil sie keine Betreuung für die Kinder haben.
Diese Option gefällt sicherlich nicht allen Brautpaaren, aber sie bietet die Chance, die Feier rein auf die Erwachsenen auszurichten und gleichzeitig die Anzahl der einzuladenden Gäste zu verringern.
Ihr müsst nicht alle diejenigen einladen, die euch zu ihrer Hochzeit eingeladen haben
Dass ihr auf der Hochzeit von Arbeitskollegen oder entfernteren Bekannten eingeladen wart, ist kein Grund, diejenigen auch zu eurer eigenen Hochzeit einzuladen. Da braucht ihr auch wirklich kein schlechtes Gewissen zu haben. Es zählt nur, wen ihr wirklich dabeihaben möchtet.
Arbeitskollegen und der Chef haben keinen Anspruch auf Einladung
Immer wieder stellt sich Hochzeitspaaren die Frage, ob sie ihre Arbeitskollegen oder sogar die Chefs einladen „müssen“. Dem ist natürlich nicht so. Eure Hochzeit ist eine private Feier, die völlig losgelöst vom Berufsleben ist. Habt ihr unter euren Kollegen Freunde, könnt ihr völlig bedenkenlos auch nur einzelne einladen. Niemand kann oder wird euch deshalb böse sein.
Seid konsequent und akzeptiert, dass ihr es nicht allen recht machen könnt
Letztendlich ist es wichtig zu erkennen, dass es unmöglich ist, es allen recht zu machen. Ein schlechtes Gewissen ist dabei völlig unangebracht. Seid konsequent in euren Entscheidungen und konzentriert euch darauf, eure Hochzeit mit den Menschen zu teilen, die euch am meisten am Herzen liegen.
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Unsere Hochzeits-Checkliste als PDF zum Download
Unsere große Hochzeits-Checkliste umfasst die rund 60 wichtigsten Punkte für die Hochzeitsplanung und steht als kostenloser PDF-Download zur Verfügung. Damit vergesst ihr bei der Hochzeitsvorbereitung bestimmt nichts Wichtiges!
Häufige Fragen zur Hochzeitsgästeliste
Die Erstellung der Gästeliste kann mit zahlreichen Fragen und Unsicherheiten einhergehen. Hier sind Antworten auf einige häufig gestellte Fragen, die euch bei der Erstellung eurer Gästeliste zur Hochzeit unterstützen können.
Wer muss zur Hochzeit eingeladen werden?
Niemand MUSS zur Hochzeit eingeladen werden. Wen ihr einladet, bleibt komplett euch überlassen. Auf der Gästeliste sollten nur Menschen stehen, die euch nahestehen und eurem besonderen Tag eine persönliche Bedeutung verleihen. Das sind vor allem enge Freunde, die Familie sowie Menschen, die einen bedeutenden Platz in eurem Leben einnehmen.
Muss ich unliebsame Familienmitglieder einladen?
Es ist eure Hochzeit und damit der vielleicht größte Tag eures Lebens. Alles soll genau so sein, wie ihr es möchtet. Es ist also völlig in Ordnung, wenn ihr Familienmitglieder, mit denen ihr im Klinsch liegt, nicht einladet. Das gilt auch für die eigenen Eltern, wenn ihr euch zerstritten habt. Nichts ist schlimmer, als wenn Gäste euren Hochzeitstag durch ihre Anwesenheit ruinieren.
Wie viele Gäste sollen wir einladen?
Wie viele Gäste ihr einladen solltet, hängt vor allem von drei Fragen ab: Wen möchtet ihr einladen? Wie hoch ist euer Budget? Und wie vielen Gästen bietet eure Hochzeitslocation maximal Platz? Setzt euch gemeinsam mit eurer Partnerin oder eurem Partner hin und legt eine realistische Anzahl fest, die zu euren Anforderungen und Möglichkeiten passt.
Sollen wir Kinder einladen?
Die Entscheidung, Kinder einzuladen, ist persönlich und hängt von euren Vorlieben und der Art der Hochzeit ab, die ihr euch vorstellt. Auch wenn sicherlich bei nur einer geringen Anzahl an Hochzeiten Kinder explizit ausgeschlossen werden, so ist es dennoch keine absolute Besonderheit. Ihr müsst allerdings daran denken, dass einige Gäste dann vielleicht absagen müssen, weil sie ihre Kinder nicht alleine lassen können.
Sollen Gäste eine Begleitperson mitbringen dürfen?
Es ist üblich, dass Gäste eine Begleitperson mitbringen dürfen, insbesondere wenn sie in einer festen Beziehung sind. Wir finden es besonders schön, wenn ihr in diesen Fällen nicht nur eine Person plus eine Begleitperson einladet, sondern wenn ihr die Hochzeitseinladung direkt an eure Freundin bzw. euren Freund sowie die oder den Partner/in richtet.
Um die Gästeanzahl unter Kontrolle zu behalten und vor allem keine fremden Gäste auf eurer Hochzeit zu haben, könnt ihr allerdings Singles oder Gästen, die frisch liiert sind, ohne Begleitperson einladen.
Können wir jemanden ausladen, nachdem er eine Save-the-date-Karte bekommen hat?
Es ist ungewöhnlich, jemanden nach dem Versand der Save-the-date-Karten wieder auszuladen. Das sollte wirklich nur vorkommen, wenn ihr euch in der Zwischenzeit zerstritten habt oder sich Freunde bzw. Angehörige von euch getrennt haben und ihr nur einen der beiden dabeihaben möchtet.
HOCHZEITSABLAUF PLANEN
6 Tipps und viele Ideen für den perfekten Hochzeitsablauf
Beginnt ihr gerade, euch mit der Planung des Tagesablaufs eurer Hochzeit zu beschäftigen? Mit unseren Tipps und Ideen für den perfekten Hochzeitsablauf könnt ihr ganz einfach euren eigenen Zeitplan erstellen.
